ご利用の流れ

1使用受付・お問合せ

使用月の18ヶ月前の月の第1営業日から受付をいたします。

※土曜・日曜・祝日・休館日等の場合は翌営業日といたします。
※内容によっては、12ヶ月前からの受付となります。
※録音のみや講演会などのご使用は、6ヶ月前より受付いたします。

TEL:03-3532-3535 (受付時間:平日10:00〜17:00)

2使用申込書の提出

ご予約確定後、当ホールより「使用申込書」を郵送いたします。必要事項を記入の上、ご返送ください。なお、「使用申込書」到着後速やかにご提出ください。

(ご注意)公演内容によってはお断りすることもあります。予めご了承ください。

3使用承認

「使用申込書」受付後、公演内容を審査の上2ヶ月以内に「使用承認書兼請求書」を郵送いたします。

(使用の変更・取消)「使用承認書兼請求書」発行後に使用内容を変更・取消する場合は、ホールにご連絡いただき、その後「使用変更届(または使用取消届)」をご提出ください。ただし、変更内容によっては承認できない場合もありますのでご注意ください。キャンセル料については「ご利用案内」をご覧ください。

4ホール使用料の納入

「使用承認書兼請求書」到着後、指定された期日までに使用料を納入してください。

第1回納入
「使用承認書兼請求書」到着後、2週間以内に予約金として使用料の50%をお支払いください。
第2回納入
使用日の3ヶ月前までに使用料の残額と消費税をお支払いください。

5公演情報の提出

コンサートカレンダー、ポスターおよびホームページへの公演情報の掲載を行っております。公演4ヶ月前にホールからご連絡しますので、「公演情報掲載用紙」をホールへご提出ください。

※「公演情報掲載用紙」は、「資料のダウンロード」ページにございます。 必ず指定のフォーマットをご使用ください。

※公演チラシのホール内への設置を希望される場合は、最大200 枚までお預かりいたします。

6打合せ

使用日の2週間前までに、ホール担当者と公演全般について打合せを行います。

・タイムスケジュール (公演計画、演奏曲目、演奏時間)
・舞台・照明・音響関係 (録音録画なども含む、基本舞台スタッフとの打合せ)
・受付・ロビー関係 (入場予定者数、物品販売、配布物、サイン会や面会など)
・ピアノ調律の依頼について
・駐車場について (ホール専用駐車スペース:楽屋口前2台分)※要事前申請

7公演当日

【開場前】

公演関係者の出入

出演者・スタッフ・関係者は必ず楽屋口をご利用ください。
事前に、名簿をご提出いただきます。

鍵の貸出

入館時に(5F下手袖にて)、ホール担当者より公演責任者の方にお渡しいたします。厳重に保管してください。

機材の搬入・搬出

搬入・搬出口:トリトンスクエア街区全体の共用部 3台(2t・2t・4t)
事前申請を行っている車輛のみ、同時に3台まで搬入搬出を行うことができます。継続駐車(留め置き)はできません。お弁当やお花等、業者車輛についても申請が必要です。 ビル管理会社の承認が必要なため、当日の申請はできません。必ず事前にご申請ください。

要員の配置

以下の要員を主催者側でご手配ください。 受付責任者、当日券・預かり券・招待券対応、当日精算対応、プログラム配布(2名)、花束・プレゼント受付、物品販売、入場・受付整理

※受付責任者は、受付開始時間または開場時間から終演後の閉場までエントランスに常駐し、公演に関するすべてのお問合せに対応できるようご準備ください。

プログラムの提出

開場前に、当日のプログラム5部をホール担当者へご提出ください。

最終打合せ

開場1時間前に、主催責任者、表方(受付)責任者とホール側当日責任者で最終確認の打合せをいたしますので、必ず出席してください。

【公演終了後】

原状復帰

使用した付帯設備は主催責任者の指示で原状復帰してください。破損または滅失した場合は、相当額を弁償していただきます。

鍵の返却

公演責任者は借り受けた鍵を確認し、一括してホール担当者へ返却してください。 退館時の楽屋等の施錠は不要です。

退館

公演後は、使用時間内にホールから退館してください。

8精算

ホール延長料金、付帯設備などの費用や物販売上手数料(売上の10%)の精算は、公演終了後請求書をお送りしますので、指定された期日までに納入してください。

詳細は第一生命ホールご利用案内をご確認ください。